Admisiones / CRM educativo

De aspirante a alumno, sin perder ningún prospecto.

Un CRM educativo que capta, da seguimiento y convierte aspirantes con chatbot de IA en WhatsApp, formularios y seguimiento omnicanal en un solo embudo.

Agenda tu demo Conoce un caso real

Captar un aspirante cuesta dinero; perderlo por falta de seguimiento cuesta el ciclo completo. Este módulo convierte la captación en un proceso con etapas, responsables y seguimiento automático, en los canales donde el aspirante realmente contesta.

Hoy, sin WebEscolar

Los prospectos llegan por varios canales y cada quien lleva su propia lista.
Nadie sabe en qué etapa quedó un aspirante ni quién lo atendió por última vez.
Las preguntas repetidas consumen el día del equipo de admisiones.
El aspirante que no recibe respuesta a tiempo simplemente se va a otra institución.

Con WebEscolar

Un solo embudo con etapas claras, de prospecto a alumno inscrito.
Historial de contacto por alumno, sin importar el canal.
Un asistente con IA responde lo repetitivo las 24 horas.
El equipo dedica su tiempo a los aspirantes que requieren conversación real.

Capacidades

Lo que este módulo resuelve, en concreto

01

Atienda al aspirante en el canal donde ya está

La captación ocurre en WhatsApp, no en un formulario que alguien revisa al día siguiente. El módulo incorpora un asistente con inteligencia artificial integrado a WhatsApp que responde la información institucional recurrente en cualquier momento, y escala a una persona cuando la conversación lo amerita.

Asistente con IA en WhatsAppAtención automatizada disponible las 24 horas.

Formularios estructuradosCaptura ordenada de los datos del prospecto.

Escalamiento a personaLo que requiere criterio humano llega a su equipo.

02

Un embudo con etapas, no una lista de contactos

Cada aspirante avanza por estados definidos hasta su inscripción, con su historial de contacto por WhatsApp, correo, SMS, Messenger y voz en una sola vista. La dirección de admisiones deja de preguntar cómo va la captación y empieza a verlo.

Etapas de conversiónDe prospecto a alumno inscrito, con estado explícito.

Historial omnicanalTodo el contacto con cada aspirante, en un solo expediente.

Panel de admisionesVisibilidad del proceso para la dirección del área.

03

Conecte con el CRM que su institución ya usa

Si su área comercial ya trabaja sobre un CRM, no tiene por qué abandonarlo. El hub de conectores enlaza WebEscolar con plataformas de CRM externas mediante una cola persistente con reintentos automáticos y deduplicación, para que un mismo aspirante no termine registrado tres veces.

Conectores a CRM externosIntegración con las plataformas de CRM del mercado.

Cola con reintentosLo que falla se reintenta; nada se pierde en silencio.

DeduplicaciónUn aspirante, un registro, aunque llegue por varios caminos.

Qué incluye

Qué incluye Admisiones / CRM educativo

Captación con chatbot de IA

Atención automatizada al aspirante desde WhatsApp, disponible 24/7.

Formularios de aspirantes

Captura estructurada de datos del prospecto para su seguimiento.

Seguimiento omnicanal

Historial de contacto por WhatsApp, email, SMS, Messenger y voz.

Embudo de conversión

Etapas del proceso de admisión, de aspirante a alumno inscrito.

Panel de admisiones

Visibilidad del proceso de captación para la dirección de admisiones.

Cómo se usa

Situaciones reales de operación

Situación

Consulta de madrugada

Un aspirante pregunta por costos y fechas a las once de la noche. El asistente responde con la información institucional y deja el prospecto registrado en el embudo para seguimiento del equipo al día siguiente.

Situación

Campaña de captación

Durante el periodo de admisión, el equipo ve cuántos aspirantes hay en cada etapa y dónde se están quedando, en lugar de descubrirlo cuando ya cerró la inscripción.

Preguntas frecuentes

Lo que preguntan las instituciones

¿Reemplaza al CRM que ya usamos?

No necesariamente. Puede operar como CRM educativo propio o conectarse al CRM que su institución ya tiene, según lo que convenga a su operación.

¿El asistente con IA puede dar información incorrecta?

Responde sobre la información institucional que usted configura, y escala a una persona los casos que salen de ese alcance.

¿Le mostramos Admisiones / CRM educativo funcionando?

Agende una demo y vea el módulo operando con un caso parecido al de su institución.

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